Kali ini, Bapak Sukoco harus membuat sebuah Rapor Sementara untuk murid-muridnya yang berprestasi dengan menggunakan Microsoft Office Word 2010. Ini adalah tahap ketiga yang harus Bapak Sukoco lakukan.
Rapor yang dibuat oleh Bapak Sukoco nanti adalah hanya desainnya saja, sedangkan datanya diambil dari database yang tadi dibuat. Hal ini dilakukan guna menjadikan data yang akan dimasukan pada Rapor Sementara menjadi data yang dinamis. Sehingga lebih mudah jika nanti terdapat update data.
Nah, berikut langkah-langkah yang harus Bapak Sukoco kerjakan pada tahap ketiga ini :
1. Buka Microsoft Office Word 2010.
2. Selanjutnya, Bapak Sukoco harus mendesain terlebih dahulu Rapor Sementaranya, sebagai contoh seperti gambar berikut.
3. Setelah desainnya sudah dibuat, kita langsung klik Tab Mailings pada Ribbon, lalu pilih Select Recipients, dan pilih Use Existing List… Hal ini dilakukan agar Microsoft Office Word 2010 yang kita gunakan dapat terhubung dengan database yang tadi dibuat.
4. Setelah itu, cari database-nya dimana yaitu pada Documents di dalam folder Sukoco. Klik Open.
5. Selanjutnya, Database akan langsung terhubung ke dalam Microsoft Office Word 2010 yang kita gunakan untuk membuat Rapor Sementara. Kita bisa langsung bisa insert atau menambahkan data pada dokumen yang kita buat dengan cara (masih dalam Tab Mailings) klik tanda panah kebawah pada Insert Merge Field lalu samakan dengan posisi pada teks yang kita buat, jika pada Nama ya field-nya nama juga. Sehingga nanti selaras.
6. Ulangi sampai semuanya selesai seperti gambar dibawah ini.
7. Setelah semuanya selesai, klik Preview Result untuk melihat hasilnya. Maka Data tadi yang ada dalam database akan muncul pada Rapor Sementara yang dibuat, seperti gambar dibawah ini.
8. Kita dapat melihat data-data yang lainnya dengan cara mengklik panah ke kanan (>) atau ke kiri (<).
9. Terakhir kita dapat mencetak (Print) datanya secara langsung, yaitu klik pada Finish & Merge, lalu pilih Print Documents.
10. Akan ada pilihan untuk print record. Terserah kita, intinya sama seperti print pada dokumen yang lain. Contoh kali ini From 3 to 7 yaitu artinya cetak dari record ke 3 sampai ke 7, klik OK jika sudah.
11. Nah, akan muncul tampilan print seperti biasa. Tinggal langsung klik OK.
12. Nah, sampai tahap ini sudah selesai. Tinggal terakhir di save pada folder Sukoco di Documents dengan nama Rapor Sementara Siswa Berprestasi.
Nah, lumayan mudahkan? Sekarang Bapak Sukoco tidak perlu repot-repot membuat Rapor Sementara satu-satu sebanyak siswa yang berprestasinya, itu akan memakan waktu dan tenaga cukup banyak. Cukup dengan menggunakan Mail Merge ini.
Dengan menggunakan Microsoft Office ini pekerjaan Bapak Sukoco menjadi sangat mudah dan sederhana. Tahap terakhir adalah Bapak Sukoco harus mempresentasikan apa yang dikerjakannya dihadapan Kepala Sekolah.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar